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Die KI effektiv nutzen

Der Chat ist der primäre Weg, mit entrytwo zu arbeiten. Du gibst Anweisungen in natürlicher Sprache, hängst Dokumente an, und die KI erstellt entweder echte Journalbuchungen (autonom bei hoher Konfidenz) oder klare Vorschläge zur Bestätigung.

Dieser Guide fokussiert auf die Praxis.

Grundlegende Interaktion

  • Links in die Chat-Box tippen.
  • Dateien (PDF-Auszüge, Belege, Bilder, CSVs) über das Büroklammer-Icon anhängen.
  • Senden. Die KI liest den aktuellen View (Branch + as-of), den Ledger-Snapshot, aktuelle Kurse und angehängte Dateien.
  • Antwort mit Text und oft einer Aktion (Buchungen, Kontakt, Vorschlag, Ledger öffnen usw.).

Nach autonomer Erstellung siehst du oft einen kleinen „View in list“-Link zum Ergebnis (Journal, Kontakte, Claims usw.).

Dokumente anhängen – „gestagte Belege“

Dateien vor oder während einer Unterhaltung anhängen.

  • Angehängte Dateien gehören zu einer persistenten „staged“-Liste, bis sie verwendet werden.
  • Du kannst ein Dokument über mehrere Nachrichten besprechen.
  • Wird eine Buchung erstellt (KI oder manuell), wird der gestagte Beleg meist verbraucht und an die Journalbuchung gehängt.
  • Nützlich für: „Hier der Visa-Auszug… jetzt die Buchungen… und die große Position in Büromaterial und Software splitten.“

Upload auch über Top-Bar → Receipts-Panel, später von dort anhängen.

Unterstützt: PDF, Bilder (jpg/png/webp), CSV für Import.

Chat-Sperre (kritisches Sicherheits-Control)

Am Chat-Eingabefeld gibt es ein Schloss-Icon:

  • Entsperrt: KI darf sichere Aktionen bei hoher Konfidenz und bestandener Validierung autonom ausführen.
  • Gesperrt: KI liefert nur Vorschläge. Nichts ändert die Bücher, bis du explizit bestätigst.

Jederzeit umschaltbar. Bei Sperre erscheint ein Banner: „Chat locked - proposals only.“

Empfehlung:

  • Beim Testen mit echten Daten entsperrt starten.
  • Sperren in sensiblen Perioden, beim Abschluss oder wenn du volle Kontrolle willst.

Die Sperre wird serverseitig erzwungen – kein reiner UI-Hinweis.

Exakte Regeln: docs/ai/ai-autonomy.md.

Gute Prompting-Muster

Sei spezifisch und nutze die Sprache der Buchhaltung + des Git-Modells.

Auszug / Beleg verarbeiten

Zuerst das PDF hochladen, dann:

Verarbeite diesen Visa-Auszug für Juni. Erstelle eine Journalbuchung pro Transaktion.
Nutze die Kurse vom Auszug, wo verfügbar.

Extrahiere die Transaktionen aus diesem Kontoauszug und erstelle die Buchungen.

Abstimmung

Stimme das Konto 1100 für letzten Monat ab und erkläre, was nicht gepasst hat.

Führe die Abstimmung für 2100 (Kreditkarten) von 2026-06-01 bis 2026-06-30 durch.

Erklären / untersuchen

Warum ist das Kassenkonto nicht null?

Zeig mir alle nicht abgestimmten Posten auf 1000 in diesem Quartal.

Korrekturen und Anpassungen

Auf dem june-recon-Branch, erstelle die Korrekturbuchung für die Timing-Differenz, die wir besprochen haben.

Reverse die Buchung von letzter Woche, die die Mietzahlung verdoppelt hat.

Andere Dinge anlegen

Erstelle einen Kontakt „Acme Corp“ als CUSTOMER mit E-Mail billing@acme.example.

Erstelle einen Spesenentwurf für mein Zugticket nach Berlin am 2026-07-10, 89,50 EUR auf 5200.

Mit Views arbeiten (Branch / as-of)

Die KI arbeitet immer auf dem aktuellen View im oberen Indikator.

Bist du auf einem Branch oder historischen Punkt, sag einfach, was du willst:

Tagge diesen View als „june-close-2026“.

Restore die Bücher auf 2026-06-15 14:30 auf main.

Was nach dem Senden einer Nachricht passiert

  1. Das Modell schlägt eine Aktion vor (oder antwortet nur).
  2. Server validiert (ausgeglichen, Konten existieren, FX-Regeln usw.).
  3. Wenn sicher + hohe Konfidenz + Chat entsperrt → führt aus und erzeugt echten Commit (AI_AUTONOMOUS_ENTRY).
  4. Sonst → Vorschlag zum Prüfen/Bestätigen.

Bei Journalbuchungen zur Prüfung öffnet meist das New-Journal-Entry-Modal vorausgefüllt.

Bei anderen Vorschlägen gibt es Confirm/Cancel-Buttons.

KI-Arbeit prüfen und korrigieren

  • Audit-Log (view=audit oder Admin): genau sehen, was von wem (oder welchem KI-Modell) erzeugt wurde.
  • History (?view=history): Branches, letzte Zustände, Blame, Diff, Restore.
  • Wenn etwas falsch ist:
  • Buchung reverse (Gegenbuchung, Original wird nie mutiert).
  • Oder auf einen bekannten guten Punkt restoren (immer neuer ROLLBACK-Commit).
  • Die KI kann jede Buchung oder Abweichung erklären.

Nichts, was die KI tut, ist „Magie“ oder versteckt. Alles ist ein normaler auditierter Commit.

FX- und Fremdwährungsregeln (wichtig)

Die KI ist sehr streng bei Wechselkursen:

  • Neue Fremdbeträge starten meist als provisional (LLM_PROVISIONAL + Quell-URLs aus Websuche).
  • Nur Kurse, die in diesem Turn tatsächlich aus Bankauszug/Feed kamen, dürfen BANK_FEED sein.
  • Ausgleich in der Basiswährung ist Pflicht.
  • Fehlt ein zuverlässiger Kurs, lehnt sie die Buchung meist ab und erklärt warum.

Kommt später ein Auszug mit dem echten Kurs, nur eine Anpassungsbuchung anfordern (Original nicht anfassen).

Häufige Workflows

Bank-/Kreditkartenauszug → Buchungen

  1. PDF anhängen oder Tabelle einfügen.
  2. „Verarbeite diesen Auszug.“
  3. Vorschläge prüfen.
  4. Bestätigen oder hochkonfidente autonom durchlaufen lassen.
  5. Ledger oder Abstimmungsview prüfen.

Beleg → Aufwand oder Journal

  1. Foto oder PDF des Belegs anhängen.
  2. „Erstelle eine Journalbuchung für diesen Büromaterial-Beleg, 47,20 EUR inkl. 19 % USt.“
  3. Oder: „Erstelle einen Spesenentwurf dafür.“

Monatsabschluss

  1. Optional auf einen Arbeits-Branch wechseln oder erstellen.
  2. Schlüsselkonten per Chat oder Git-Controls abstimmen.
  3. Abweichungen erklären lassen.
  4. Korrekturbuchungen erstellen.
  5. View taggen (z. B. „june-close“).
  6. Wenn zufrieden: mergen oder restoren wie nötig.

„Was wäre wenn“ oder Korrekturarbeit

  1. Branch vom aktuellen View erstellen.
  2. Experimentelle Arbeit dort erledigen.
  3. Diff/Merge wenn bereit, oder Branch verwerfen.

Tipps für bessere Ergebnisse

  • Klare, vollständige Dokumente (volle Auszüge > einzelne Transaktionen).
  • Kontocodes verwenden, die existieren (die KI bekommt den aktuellen Plan).
  • Bei relevanten Daten und Perioden explizit sein.
  • Aktuellen View nur erwähnen, wenn du nicht auf main/current bist.
  • Bei riskanter Arbeit „nur vorschlagen“ sagen oder auf einem Branch arbeiten.
  • Mehrere verwandte Belege stagen, bevor du Buchungen anforderst, wenn alle angehängt sein sollen.
  • Nach autonomer Arbeit kurz Recent Entries scannen oder Blame zur Verifikation nutzen.

Was die KI nicht autonom tut

  • Konten anlegen oder ändern (Kontenplan).
  • Steuersätze oder Firmeneinstellungen ändern.
  • Benutzer verwalten.
  • Rechnungen senden oder Zahlungen auslösen (immer Vorschläge).
  • Restores oder Merges ohne Preview + Bestätigung.
  • Alles Destruktive oder Stammdaten.

Das kommt immer als Vorschlag (oder Ablehnung mit Meldung).

Wann Chat vs. UI-Controls

Chat für:

  • Buchungen aus Dokumenten
  • Abstimmung und Erklärungen
  • Schnelle Kontakte oder Entwürfe
  • Natürlichsprachliche Untersuchung

Dedizierte UI-Panels / Git-Controls für:

  • Historie, Branches, Tags browsen
  • Manuelles Restore mit Preview
  • Blame und Diff auf bestimmten Konten
  • Detaillierte Prüfung von Claims oder Rechnungen

Sie ergänzen sich. Das Git-Modell (Branch + asOf) gilt überall.

Weiterführende Lektüre

  • docs/concepts/git-model.md – die zugrunde liegende Philosophie
  • docs/ai/ai-autonomy.md – exakte Regeln autonom vs. Vorschlag
  • Interne Skills (für Fortgeschrittene/Implementierer): .grok/skills/actions/

Je mehr du mit echten Daten arbeitest, desto besser wird sie bei deinen Mustern (gelernte Händler, wiederkehrende Beschreibungen usw.).

Einfach starten: einen Auszug anhängen, verarbeiten lassen, Ergebnis prüfen. Dann erweitern.